Home Office X Produtividade

Com o surgimento e aprimoramento de novas tecnologias, algumas empresas já praticam o home office, ou teletrabalho, há algum tempo. Essa é um forma de trabalho realizado fora das dependências da empresa, de forma remota. Porém, tais empresas ou profissionais autônomos já haviam se preparado e se organizado para executar tal modalidade de trabalho, o que não foi possível nesse momento.

Devido aos últimos acontecimentos, a pandemia do Sars-Cov-2 (a Covid-19), muitas pessoas e empresas tiveram que optar por essa modalidade de trabalho, sem tempo para se organizarem e treinarem suas equipes. Não tiveram tempo até mesmo quanto aos cuidados com o espaço, máquinas, equipamentos e as tecnologias necessárias, como telefones e internet, para o desempenho das atividades, demandando ainda mais orientação e acompanhamento por parte de seus líderes, que também estão se adaptando.

Outro agravante é que, por medida de isolamento, a orientação é que as atividades sejam realizadas de casa dentro das possibilidades ocupacionais individuais. Com a suspensão das aulas, as crianças e demais pessoas da família também estão no mesmo ambiente e demandando mais atenção e cuidados. As crianças, de acordo com a idade, necessitam de menor ou maior atenção e não entendem bem a situação e o motivo de os pais estarem em casa.

Toda essa adaptação, necessária e preventiva, vem acompanhada de medo, tensão, ansiedade e angústia sobre a situação atual em relação a doença e também sobre o futuro no que se refere a economia. Diante disso, é importante analisar e orientar as equipes sobre alguns cuidados e dicas para a manutenção da atenção, organização e rendimento das atividades.

Família toda em casa – devido a necessidade de isolamento toda a família, ou boa parte dela, está em casa, principalmente as crianças. Portanto, é de extrema importância conversar sobre o momento e a necessidade de compreensão e auxílio de todos. Para os pais que tem crianças que necessitam de maior atenção, devem se organizar e dividir seus horários, para que possam cuidar dos pequenos, da rotina da casa e também manter o rendimento nas atividades, inclusive a divisão das tarefas domésticas. Caso necessite de algo em especial, é fundamental comunicar à sua liderança sobre tal situação, principalmente se não puder contar com auxílio de outras pessoas.

Local de trabalho – escolha um local com menos trânsito de pessoas, como sala e cozinha, pois ambientes movimentados tiram a atenção. Se possível, separe um espaço com maior privacidade, bem iluminado e arejado, com mesa e cadeira, onde possa manter uma boa postura ergonômica, evitando assim sofás e camas. Retire também todos os objetos que estiverem sobre a mesa ou no mesmo local e que possam tirar a atenção. Importante desligar a TV, rádio e as redes sociais não necessárias ao desempenho da função, utilize somente nos seus momentos de pausa, antes ou após o horário de trabalho.

Mantenha a rotina – procure acordar no mesmo horário, mantenha os horários de início, pausa para refeições e encerramento das atividades. Procure se arrumar e não ficar de pijamas, além de evitar preguiça e queda no rendimento, pode surgir a necessidade de uma vídeo-chamada, estando assim preparado para quaisquer situações emergenciais e de exposição.

Cuidando da saúde e da ansiedade – mantenha-se bem hidratado, tenha sempre uma garrafa de água sobre a mesa, evitando assim levantar-se e abrir a geladeira toda hora, o que aumenta a vontade de “beliscar” algo. Principalmente nesse momento de pandemia, que tem causado preocupações, medos e angustias devido às incertezas em relação aos riscos da própria doença e também sobre as questões econômicas, o que pode aumentar ainda mais a vontade de comer. Evite o excesso de informações, escolha um horário do dia para ler alguma coisa em sites confiáveis, apenas para se manter informado e tomar as precauções necessárias. Importante lembrar que assistir muitos noticiários e vídeos enviados, causam ainda mais angústia, aumentando a ansiedade, podendo alterar o sono, a alimentação, além de dificultar a concentração e por consequência o rendimento no trabalho. Separe um tempo do seu dia para fazer o que lhe dá prazer, cuidar de você, do seu corpo e da sua mente, como por exemplo: atividade física, leitura, filme, meditação, atividades em família, entre outros que auxilie no relaxamento e distração.

Relação empresa x funcionários – como é um momento difícil para todos, inclusive para as empresas que precisaram tomar medidas rápidas de isolamento, para manter a segurança e a saúde de suas equipes, é muito importante que todos mantenham o mesmo comprometimento e responsabilidade como se estivessem dentro da empresa. A ajuda precisa ser mútua, o que inclui o contato constante e a troca de informações e orientações. Inclusive, é importante ter cuidados com a segurança de dados e manter a mesma confidencialidade das informações, evitando deixar computadores ligados e com acesso livre quando não estiver utilizando, principalmente com as crianças em casa, que podem por curiosidade mexer e causar a perda ou alteração de arquivos importantes. A empresa deve tomar as medidas necessárias em relação as orientações e instalações de programas de segurança da informação, pois muitos de seus funcionários estão utilizando seus próprios equipamentos.

A importância dos líderes – é importante que os gestores criem uma rotina de acompanhamento diário, se possível, reuniões rápidas de alinhamento no início do dia e no final do dia, fazendo as orientações e correções necessárias. Devem ainda fazer um balanço geral ao final de cada semana, programando as ações para a próxima, não deixando apenas para atuar no final do mês quando não haverá mais tempo para tomar ações de correções e melhorias. É importante passar boas energias, mensagens que mantenham a motivação, elogiar o empenho e agir individualmente, conforme necessidade. Todos estão tensos e podem ter dificuldades para manter-se concentrados e com o mesmo nível de rendimento, principalmente àqueles que não estavam habituados a essa modalidade de trabalho.

Todos estão assustados e inseguros, por isso é extremamente importante que os líderes/gestores mantenham-se em contato constante com sua equipe, orientando, ouvindo e ficando atento às dificuldades individuais, que podem ir muito além da execução operacional e sim um desconforto emocional. Identificada qualquer necessidade, devem solicitar apoio ao responsável pelo RH interno ou externo, preferencialmente, nesse caso, um psicólogo, que poderá orientar a melhor atitude e até mesmo dar o suporte e atenção especial a quem precisa.

O momento é delicado para todos!

Para melhorar a agilidade e a produtividade, existem algumas técnicas que podem auxiliar no enfrentamento deste processo, uma delas é a Técnica de Pomodoro.

A técnica de Pomodoro foi criada no final da década de 80, pelo italiano Francesco Cirillo. É uma metodologia de gerenciamento de tempo. Recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizava um timer de cozinha em formato de tomate, para fazer as marcações dos ciclos.

Ela consiste em melhorar a produtividade através da definição dos processos de trabalho, dividindo o tempo em pequenas metas por intervalo, aumentando a atenção, concentração e o foco nos objetivos e resultados, diminuindo as interrupções constantes e a perda do rendimento. Com a estruturação de uma rotina e a análise dos resultados, por consequência ocorre a diminuição da ansiedade e a sensação de improdutividade. Pode ser utilizada também para leitura, estudo ou demais atividades que desejar.

Método:

Definição de tempo, cronometrado, para execução das tarefas com intuito de aumentar a agilidade e o foco, que devem ser respeitados, seguindo as seguintes orientações:

As pausas ajudam a não ter o esgotamento com períodos longos, perda de rendimento e foco. Respeite os intervalos para as refeições e coloque horário para o fim da sua jornada de trabalho, estudos, ou demais atividades programadas.

Defina o dia ou o período do dia e divida-o em etapas, analisando “o que”, “quando” e “porque” deve ser feito.

Para obter os resultados desejados é importante ter:

Várias técnicas podem auxiliar no foco, controle e melhoria da produtividade. Porém, a manutenção da rotina, organização e o planejamento do tempo são essenciais, mas acima de tudo procure manter a mente saudável, tranquila e os pensamentos positivos, para que possa desempenhar suas tarefas e atingir os objetivos e metas da melhor forma possível.

Roseane Cancela

Psicóloga e Especialista em Gestão de Pessoas

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